Ce que fait Hera Solutions, en détail.
Toute l'activité d'une agence de gestion locative, du patrimoine aux reversements, dans une seule plateforme. Treize modules, chacun expliqué ici concrètement.
Patrimoine
Aujourd'hui, un patrimoine de plusieurs immeubles se suit sur un cahier ou un fichier Excel qui grandit année après année, sans structure commune d'un gestionnaire à l'autre. Retrouver une unité précise, vérifier sa classe de loyer ou son historique de location devient un travail de recherche à chaque fois.
Hera Solutions compose chaque bien niveau par niveau, en langage naturel : combien d'appartements à cet étage, quelle classe de standing, quel loyer. Une cour commune se décrit comme une série de studios autour d'une cour, sans notion d'étage ; une villa se crée en une seule unité. Les noms générés restent lisibles -- Appartement 1, Magasin 2 -- jamais un code technique.
Le gain se mesure dès la mise en route : un patrimoine de plusieurs dizaines d'unités déjà suivi sur Excel s'importe d'un coup, chaque ligne vérifiée avant tout enregistrement, avec la ligne, la colonne et le problème exact de toute erreur. Si une seule ligne reste fausse, rien n'est importé -- jamais un patrimoine à moitié chargé.
Cas particulier traité : un même immeuble peut appartenir à plusieurs propriétaires différents, chacun avec son propre mandat de gestion, sans que la structure du bâtiment n'ait besoin d'être dupliquée.
Propriétaires et mandats
Sans document de référence partagé, la relation avec un propriétaire repose souvent sur des accords oraux : quel pourcentage de commission, à partir de quel montant une réparation doit lui être soumise, à quel rythme il est reversé. Ces détails se perdent ou se contredisent au fil du temps, et chaque désaccord devient difficile à trancher.
Le mandat de gestion formalise ces règles une fois pour toutes : une commission fixée par propriétaire ou même par bien précis quand un cas particulier le justifie, un seuil au-delà duquel un devis de travaux exige son accord explicite avant d'être lancé, et un rythme de reversement choisi avec lui.
Le gain est double : plus aucune ambiguïté en cas de litige, puisque les conditions sont écrites et datées, et un renouvellement de mandat qui reprend automatiquement tous les biens rattachés sans ressaisie, l'ancien mandat restant consultable pour l'historique.
Cas particulier traité : quand l'agence est elle-même propriétaire d'un bien qu'elle loue pour son propre compte, un mandat interne à commission nulle s'applique -- le même moteur de calcul fonctionne à l'identique, sans qu'aucune commission ne soit jamais prélevée sur elle-même.
Locataires et baux
Un dossier locataire papier s'égare, se dédouble ou reste incomplet -- pièce d'identité manquante, contact d'urgence introuvable le jour où il faut vraiment le joindre. Et retracer qui a occupé un logement avant le locataire actuel demande de fouiller plusieurs classeurs.
Chaque locataire reçoit une fiche complète -- identité, profession, contact d'urgence, documents scannés -- et chaque bail peut rattacher plusieurs titulaires quand un logement est partagé. L'état des lieux se constitue avec des photos horodatées, le préavis se déclare et se suit jusqu'à son terme, et une révision de loyer se saisit sans jamais perdre trace du montant précédent.
Le gain principal est la continuité : l'historique complet d'une unité -- tous ses locataires, dans l'ordre, avec le loyer pratiqué à chaque bail -- sert aussi bien à vérifier l'état général d'un logement avant de le relouer qu'à justifier une hausse de loyer face à un propriétaire.
Cas particulier traité : la colocation à plusieurs titulaires ne crée pas plusieurs baux distincts à réconcilier -- un seul bail, plusieurs personnes rattachées, un seul suivi de paiement.
Encaissement
Un encaissement noté à la main -- sur un cahier, dans un tableur -- se corrompt tôt ou tard : une ligne oubliée, une formule cassée, et le suivi ne reflète plus la réalité du terrain. Distinguer un paiement réellement vérifié d'un paiement simplement annoncé par le locataire devient impossible sans preuve.
Hera Solutions génère les appels de loyer automatiquement à la date prévue par chaque bail. Le locataire règle par Mobile Money -- le paiement est alors vérifié directement auprès de l'opérateur -- ou en espèces, auquel cas l'agence le déclare elle-même dans le système. Un paiement partiel reste rattaché au même appel de loyer, sans créer de confusion sur ce qui reste dû.
Chaque paiement produit une quittance numérotée automatiquement, sans saisie manuelle de numéro ni risque de doublon -- un gain de temps direct sur une tâche répétée plusieurs fois par jour dans une agence active.
Cas particulier traité : un paiement Mobile Money rejoué par l'opérateur (un message technique renvoyé deux fois) n'est jamais crédité deux fois, la référence externe de chaque transaction étant unique dans le système.
Impayés
Aujourd'hui, un impayé se découvre en fin de mois, quand le gestionnaire fait ses comptes. Il est alors trop tard pour agir sereinement.
Hera Solutions génère les appels de loyer automatiquement à la date prévue par chaque bail, puis relance les locataires selon un calendrier que vous définissez : un rappel cinq jours avant l'échéance, un le jour même, un avertissement à l'expiration du délai de tolérance.
Le tableau des impayés se met à jour en temps réel. Vous voyez, à tout moment, qui doit quoi et depuis combien de jours, trié par montant ou par ancienneté.
Pour les situations difficiles, vous pouvez établir un échéancier de régularisation et suivre son respect versement par versement. Au-delà d'un seuil que vous fixez, une mise en demeure est générée automatiquement.
Cautions
Une caution mélangée au reste des encaissements finit par être confondue avec un revenu, alors qu'elle ne l'est jamais : c'est une somme due au locataire, pas à l'agence ni au propriétaire. Au départ d'un locataire, reconstituer ce qui lui revient exactement -- caution moins retenues justifiées -- devient un calcul refait de mémoire, source d'erreur et de litige.
Chaque caution détenue est enregistrée dans un registre distinct, jamais comptée dans l'encaisse du mois ni dans l'assiette de commission. Elle peut être encaissée en une fois ou de manière échelonnée si le locataire le demande, et sa restitution en fin de bail passe par une grille de retenues détaillée -- chaque montant retenu justifié ligne par ligne.
Le gain est la tranquillité au moment du départ : un solde de tout compte clair, défendable, et un propriétaire qui ne découvre jamais une caution utilisée à d'autres fins.
Cas particulier traité : la caution reste toujours distincte de l'avance de loyer, qui elle appartient au propriétaire dès versement et génère une commission normale -- les deux sommes ne sont jamais confondues, même quand elles sont versées le même jour par le même locataire.
Maintenance
Une panne signalée par téléphone se perd facilement entre deux appels, et rien ne garantit qu'un technicien a réellement été envoyé ni que la réparation a été faite dans les règles.
Le locataire signale lui-même une panne, avec photo ou courte vidéo pour que l'agence comprenne le problème avant même de déplacer quelqu'un. L'agence l'affecte à un technicien de son carnet, suit l'intervention jusqu'à sa résolution, et soumet un devis au propriétaire dès qu'il dépasse le seuil fixé dans son mandat -- en dessous, les travaux se lancent directement.
Le statut du technicien -- libre ou occupé -- se met à jour automatiquement dès qu'une intervention démarre ou se termine, évitant qu'une même personne soit affectée à deux pannes en même temps par erreur.
Cas particulier traité : si une confirmation de fin de travaux tarde à venir du locataire, le statut du technicien peut être forcé manuellement par l'agence, avec un motif obligatoire toujours conservé -- jamais un technicien bloqué indéfiniment sans trace de pourquoi.
Charges
Les charges d'un immeuble -- eau, électricité des parties communes, gardiennage -- se mélangent souvent avec les dépenses propres de l'agence dans un même tableau, rendant impossible de savoir précisément ce qui doit revenir au propriétaire dans son compte rendu.
Un locataire déclare lui-même une facture qu'il a payée, avec sa preuve à l'appui ; l'agence enregistre de son côté les dépenses qu'elle engage directement pour un immeuble. Chaque charge est classée récupérable ou non récupérable dès la saisie, puis répartie automatiquement sur les biens concernés.
Le gain se voit au moment de l'arrêté mensuel : les totaux de charges de chaque propriétaire arrivent déjà consolidés et exacts dans son compte rendu, sans reconstitution manuelle à chaque fin de mois.
Cas particulier traité : une charge non récupérable n'entre jamais dans le calcul du montant dû au propriétaire, même si elle concerne le même immeuble le même mois qu'une charge récupérable.
Reversements
Le propriétaire qui appelle pour savoir où en sont ses recettes force l'agence à reconstituer, souvent à la main, un chiffre qu'elle aurait dû avoir en un coup d'œil. La commission elle-même, recalculée chaque mois, est une source fréquente d'erreur quand plusieurs biens ont des taux différents.
Chaque propriétaire dispose d'un compte courant qui centralise ses encaissements, sa commission calculée automatiquement selon son mandat, et ses dépenses. L'arrêté mensuel clôture la période et génère un compte rendu de gestion complet en PDF, consultable par le propriétaire depuis son propre espace dès qu'il y a accès.
Pour un propriétaire possédant plusieurs immeubles, le compte rendu peut aussi se ventiler par bâtiment -- ce qui revient à chacun d'eux précisément, sans jamais proratiser arbitrairement une ligne qui ne se rattache pas à un immeuble en particulier, comme une commission à taux fixe ou un report du mois précédent.
Cas particulier traité : un arrêté déjà clôturé ne se recalcule jamais rétroactivement -- toute correction nécessaire passe par la période ouverte suivante, pour que l'historique des reversements reste une source de vérité stable dans le temps.
Communication
Prévenir tous les locataires d'un immeuble d'une coupure d'eau programmée, un par un par téléphone, prend une bonne partie de la journée d'un gestionnaire -- et rien ne garantit que tout le monde a été joint.
Un message se rédige une seule fois et se destine à l'audience exacte qu'il concerne : un locataire précis pour une question individuelle, tout un immeuble pour une information collective, une commune entière ou même le portefeuille complet quand la situation le justifie.
Le gain est immédiat : une information qui prenait une journée d'appels part en un seul geste, avec la certitude que chaque destinataire concerné l'a reçue au même moment.
Cas particulier traité : cette messagerie reste distincte des échanges internes de l'équipe -- une conversation entre collaborateurs de l'agence ne se mélange jamais avec les messages destinés aux locataires ou aux propriétaires.
Équipe
Un compte partagé entre plusieurs collaborateurs -- ou pire, celui du chef d'agence prêté à tout le monde -- rend impossible de savoir qui a fait quoi, et empêche de limiter l'accès d'un stagiaire ou d'un comptable à ce qui le concerne réellement.
Chaque collaborateur reçoit son propre compte, avec des droits attribués fonctionnalité par fonctionnalité -- encaissements, maintenance, patrimoine, et ainsi de suite -- chacun en lecture seule ou en éditeur selon ce que son poste exige. Un journal d'activité complet garde trace de chaque action, et une messagerie interne relie l'équipe sans passer par un canal externe.
Le gain est la confiance : un comptable peut avoir accès aux encaissements sans jamais pouvoir toucher au patrimoine, et le chef d'agence garde une vue complète de qui a fait quoi, à tout moment.
Cas particulier traité : gérer l'équipe elle-même -- ajouter, suspendre, modifier les droits d'un collaborateur -- reste une prérogative exclusive du chef d'agence, jamais une fonctionnalité qu'on peut déléguer même à un collaborateur de confiance.
Pilotage
Sans vue d'ensemble, une agence qui gère plusieurs communes ou plusieurs dizaines d'immeubles ne sait pas toujours où porter son attention en premier -- quel secteur sous-performe, quel mois marque un vrai recul plutôt qu'une simple fluctuation normale.
Le tableau de bord réunit en un seul écran le taux de recouvrement du mois, le taux d'occupation du patrimoine, et la répartition de l'encaisse commune par commune -- utile aussi bien pour repérer une zone qui mérite un point d'attention que pour préparer un rendez-vous avec un propriétaire concentré sur un secteur précis.
Tout ce qui doit sortir de la plateforme -- pour une banque, un propriétaire, ou simplement une archive -- s'exporte en Excel ou en PDF, sans ressaisie.
Cas particulier traité : la comparaison d'un mois à l'autre tient compte du fait qu'une unité louée un seul jour du mois reste facturable pour le mois entier -- une règle qui empêche toute manipulation des dates de bail autour de la fin du mois, et que le tableau de bord applique de la même façon partout.
Application locataire
Sans accès direct à ses propres informations, un locataire n'a d'autre choix que d'appeler l'agence ou de s'y déplacer pour la moindre question -- son solde, la date de sa prochaine échéance, l'état d'une panne signalée la semaine précédente. Chacun de ces échanges mobilise aussi un membre de l'agence qui pourrait faire autre chose.
Depuis une application installable sur son téléphone, sans rien à télécharger depuis un magasin d'applications, le locataire paie son loyer par Mobile Money et reçoit sa quittance immédiatement, consulte son bail et l'état de sa caution, signale une panne avec photo ou vidéo, déclare une facture d'eau ou d'électricité payée, relève son compteur, et échange des messages avec son agence. Ses attestations de loyer ou de logement se téléchargent en PDF à tout moment, sans avoir à les demander.
Pour l'agence, le gain est direct : chaque question que le locataire résout lui-même depuis son téléphone est un appel ou une visite en moins à gérer -- et un locataire qui voit sa quittance arriver aussitôt son paiement effectué est aussi un locataire qui paie plus volontiers à temps.
Cas particulier traité : le questionnaire de satisfaction intégré à l'application ne porte jamais sur les personnes -- éclairage, propreté des parties communes, sécurité des accès -- et n'est jamais consultable réponse par réponse, seulement agrégé par immeuble, pour que chaque locataire puisse répondre librement.
Vos locataires paient avec ce qu'ils utilisent déjà.
Aucun déplacement, aucune application bancaire supplémentaire à installer : chaque locataire paie son loyer avec le moyen de paiement mobile qu'il utilise déjà au quotidien, dans son pays.
Côte d'Ivoire
Burkina Faso
